Ideal ist es, wenn Sie die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens für die nächsten drei - oder besser fünf - Jahre planen. Bauen Sie die Planzahlen auf den tatsächlichen Unternehmenszahlen der letzten Geschäftsjahre auf. Achten Sie dabei besonders darauf, dass sich Ihre Planungen aus den vorhergehenden Kapiteln Ihres Geschäftsplanes nachvollziehen lassen, Ertrags- und Aufwandsstrukturen der vergangenen Jahre mit denen der Planzahlen vergleichbar sind. Ein Vergleich ist sonst für den Investor nicht möglich. Unterschiedliche Ansätze, z.B. in der Behandlung von Bilanzpositionen, sollten vereinheitlicht werden.

Grundsätzlich gilt, dass die kurzfristige Planung detaillierter als die längerfristige ist. Planen Sie deshalb das erste Planungsjahr monatsweise, die folgenden Jahre - je nach Möglichkeiten und Erfordernissen - quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.

Wichtig bei der Darstellung ist die Logik, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der Planung sowie der innere Zusammenhang mit den qualitativen Aussagen der bisherigen Ausführungen in Ihrem Business Plan. Auf jeden Fall sollten Sie die Planungszahlen ausreichend kommentieren und die zugrunde liegenden Annahmen erläutern. Bedenken Sie, dass zu optimistische Planungen unglaubwürdig sind und einen negativen Eindruck hinterlassen. Besser ist es, konservativ und realistisch zu planen. Neben Ihrer "Normalplanung" sollten Sie auch ein pessimistisches Szenario entwerfen, aus der die zukünftige Unternehmens- und Liquiditätsentwicklung hervorgeht, wenn z.B. die Umsätze nicht in dem erwartetem Ausmaß einsetzen, die Kosten steigen, die Konjunktur sich abschwächt oder die Preise sich nicht durchsetzen lassen.

Die Planung setzt sich aus folgenden Teilen zusammen (siehe hierzu auch die Planungssoftware):

• Umsatz-, und Ergebnisplanung (gesamtes Unternehmen und differenziert nach z.B. Kundengruppen oder Produktgruppen): Sie liefert einen Überblick über den zukünftigen Erfolg Ihrer Geschäftstätigkeit, d.h. wie viel am Ende eines Jahre "unterm Strich übrigbleibt". Bilden Sie hierzu die Differenz aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres, und ermitteln Sie den Jahresüberschuß oder Jahresfehlbetrag. Sie erhalten damit einen Überblick über die Werteveränderungen, jedoch keinen verlässlichen Einblick über Ihre liquiden Mittel. Ihre finanzielle Situation lässt sich erst mit der Liquiditätsplanung ermitteln.

• Personalplanung: Stellen Sie hier dar, welche Mitarbeiter mit welcher Qualifikation und welchem Gehalt Sie zu verschiedenen Zeitpunkten einstellen wollen. Beachten Sie, dass Sie die gesamten Personalkosten (einschließlich Lohnnebenkosten) berücksichtigen müssen.

• Investitionsplanung: In diese Planung gehen die Güter ein, die Sie anschaffen wollen, um sie für Ihr Geschäft zu nutzen. Dazu zählen unter anderem Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Computer oder Software. Die zu berücksichtigenden Beträge umfassen den Anschaffungspreis ohne Mehrwertsteuer plus Nebenkosten (zum Beispiel für die Installation) abzüglich der gewährten Rabatte und Skonti.

• Liquiditätsplanung: In der Liquiditätsplanung werden alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge nach Höhe und Zeitpunkt erfasst. Liquide bleibt Ihr Unternehmen nur dann, wenn für jeden Zeitraum die Summe aus dem Anfangsbestand der liquiden Mittel und der Einzahlungen größer ist als die Summe der Auszahlungen. Für Zeiträume, in denen dies laut Planung nicht zutrifft, müssen Sie Kapital zuführen. Die Liquiditätsplanung sollte darüber hinaus eine ausreichende Sicherheitsreserve enthalten.

Fragen zur Planung:

• Welche Entwicklungen erwarten Sie bei Umsätzen, Aufwendungen und Erträgen in den nächsten fünf Jahren?

• Wann erreichen Sie den Break-Even-Punkt, d.h. bei welchem Umsatz erreichen Sie erstmals einen Gewinn (Break-Even-Analyse)?

• Wann wird Ihr Cash flow positiv sein?

• Wie viel Personal mit welchen Qualifikationen (und zu welchen Kosten) werden die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens in den nächsten fünf Jahren benötigen?

• Welche Investitionen wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig tätigen?

• Wie wird sich Ihre Liquidität kurzfristig (Detailplanung für die ersten zwölf Monate) und mittelfristig (Grobplanung für die Quartale der folgenden Jahre) aufgrund der geplanten Geschäftstätigkeit entwickeln?

Tipps:

• Berücksichtigen Sie die Zahlungsmoral Ihrer künftigen Kunden. Vergleichen Sie Ihre Einschätzung mit der Deitorenlaufzeit in entsprechenden Branchenberichten. Was passiert, wenn einer Ihrer Kunden nicht bezahlt? Denken Sie darüber nach, Ihre Forderungen gegen Ausfälle zu versichern.

• Schätzen Sie die Anlaufzeit, in der keine Einnahmen fließen, nicht zu kurz ein.

• Denken Sie beim Aufbau Ihres Unternehmens an eine funktionierende Buchhaltung, die Ihnen über Verbindlichkeiten und Außenstände jederzeit Auskunft gibt. Schreiben Sie zügig Rechnungen und - wenn es sein Muss - auch Mahnungen.

• Bedenken Sie, dass Sie Ihre private Lebensführung aus Ihrem Gehalt oder dem Gewinn des neuen Unternehmens bestreiten müssen.

• Beachten Sie, dass bei steigenden Umsätzen auch die Kosten steigen.

• Überprüfen Sie kritisch alle Kostenpositionen. Berücksichtigen Sie auch, dass bei Expansionen gegebenenfalls weitere Investitionen erforderlich werden.

• Entwickeln Sie frühzeitig ein funktionierendes Controlling-System.